"Utwór" pracowniczy jako fundament optymalizacji struktury wynagrodzeń
Autor: Marta Olejnicka   
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, w stosunku do przychodów uzyskanych z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich lub rozporządzania przez nich tymi prawami, koszty określa się w zryczałtowanej wysokości 50% uzyskanego przychodu, pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

Oznacza to, że pracownik wykonujący pracę twórczą, przy wynagrodzeniu brutto w wysokości 6.000,00 złotych, otrzymuje "na rękę" kwotę 4.692,99 złotych netto (całkowity koszt pracodawcy to 7.066,20 złotych). Pracownik nie korzystający z "dobrodziejstwa" powołanego przepisu otrzymuje zaś kwotę w wysokości 4.247,17 złotych netto (przy niezmienionym całkowitym koszcie pracodawcy). Różnica na korzyść pracownika przy wynagrodzeniu z tytułu pracy twórczej wynosi więc w tym wypadku średniomiesięcznie 445,82 złotych netto!

Czy nie jest to doskonałe narzędzie do wdrożenia efektywnej struktury wynagrodzeń? Jak i kiedy zatem z niego korzystać?

Podstawową kwestią, którą należy ustalić (najlepiej w ramach audytu struktury zatrudnienia i zakresów obowiązków na poszczególnych stanowiskach), to czy rezultaty działań naszych pracowników spełniają kryteria pozwalające na uznanie ich za "utwory", w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (zwanej dalej "Prawem autorskim"). Zgodnie z art. 1 Prawa autorskiego, utworem jest "każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia". Dalej, powołany artykuł stanowi, iż utworami mogą być dzieła "wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe), plastyczne, fotograficzne, lutnicze, wzornictwa przemysłowego, architektoniczne, architektoniczno - urbanistyczne i urbanistyczne, muzyczne i słowno muzyczne, sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne, audiowizualne (w tym wizualne i audialne)".

Pojawia się pytanie, czy to wyliczenie jest wystarczające dla uzyskania pewności, co do zasadności wdrożenia zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu w naszej firmie?

Jeśli zastanowimy się nad literalnym brzmieniem tego przepisu, to możemy dojść do następujących wniosków:
- w rozumieniu Prawa autorskiego, nie jest utworem rezultat pracy, w którym brak twórczego wkładu (np. analiza przedstawiająca "suche" fakty lub dane statystyczne);
- utworem nie jest także praca sporządzona w oparciu o z góry określony układ, niezależny od jego twórcy (narzucony np. przez przełożonego, czy też obowiązujące w organizacji standardy lub procedury urzędowe).

Za utwór możemy bowiem uznać jedynie taki rezultat pracy, któremu jesteśmy w stanie przypisać atrybut oryginalności i indywidualności, czyli twórczą, niepowtarzalną zawartość oraz konstrukcję, ewentualnie dobór analizowanego materiału. Przykładami utworów są m.in. programy komputerowe, komputerowe bazy danych, graficzne opracowania stron internetowych, analizy, ekspertyzy, opracowania strategii biznesowych czy marketingowych, a także artykuły prasowe, wykłady, instrukcje itp.

Do przychodu z tytułu pracy twórczej - jak wspomniałam już wcześniej - stosujemy zryczałtowane, 50%-owe koszty jego uzyskania. Oczywiście, zakres zastosowania struktury wynagrodzeń opartej na zryczałtowanych kosztach uzyskania przychodu (dalej "KUP") zależy od specyfiki danej organizacji, jej struktury zatrudnienia oraz spełnienia szeregu warunków dokumentacyjnych.

Oto kilka wskazówek dotyczących efektywnego procesu wdrożeniowego:

1) AUDYT:
Przeprowadź ogólnofirmowy audyt, który pozwoli Ci na zdefiniowanie zakresu wdrożenia, zidentyfikowanie do jakich stanowisk i w jakim zakresie możesz na pewno zastosować zryczałtowane KUP.

2) MODYFIKACJA UMÓW O PRACĘ:
Wprowadź zmiany w umowach o pracę. Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu dotyczą przychodu z tytułu przeniesienia praw autorskich do utworu, nie zaś z tytułu wykonania utworu. Co do zasady prawa autorskie do utworu stworzonego przez pracownika w ramach stosunku pracy należą do pracownika. Zgodnie z art. 12 ust. 1 Prawa autorskiego, jeśli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku realizacji obowiązków wynikających z umowy o pracę, nabywa z chwilą przyjęcia utworu prawa majątkowe do niego, w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. W celu uniknięcia niejasności w tym zakresie, istotne jest ustalenie zasad takiego nabywania praw autorskich przez pracodawcę. Konsekwentnie, w przypadku zawarcia umów o pracę połączonych z transferem autorskich praw majątkowych, firma będzie nabywała stworzone przez pracowników utwory w zamian za określone w umowie wynagrodzenie. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku prawa autorskiego do programu komputerowego. Zgodnie z art. 74 ust. 3 Prawa autorskiego, prawa majątkowe do programu komputerowego, stworzonego przez pracownika w wyniku obowiązków wynikających z umowy o pracę przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej. Aby móc w odniesieniu do np. programistów zastosować 50% KUP, umowa musi "stanowić inaczej", czyli jasno regulować, że prawa autorskie do programów komputerowych przysługują pracownikowi. Na gruncie tej samej umowy należy pracownika zobowiązać do przeniesienia na pracodawcę praw autorskich do wszystkich stworzonych w ramach stosunku pracy utworów.



Kolejną niezbędną modyfikacją umowy o pracę jest wyodrębnienie honorarium (części wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę), uzyskiwanego przez pracownika z tytułu transferu majątkowych praw autorskich na pracodawcę, oraz wynagrodzenia uzyskiwanego z innego tytułu. 50%-owa stawka kosztów uzyskania przychodu może być zastosowana wyłącznie w odniesieniu do honorarium autorskiego. Wysokość wyodrębnionego wynagrodzenia z tytułu przeniesienia praw autorskich powinna odzwierciedlać faktyczny podział obowiązków danej osoby na zadania kreatywne i pozostałe. Podziału tego możemy dokonać w oparciu np. o czas pracy spędzany na ich wykonanie. Dla przykładu: podziału czasu pracy można dokonać w proporcji 80/20, gdzie 80% czasu pracy związane jest z pracą kreatywną, a 20% z pracą pozostałą. Zryczałtowane KUP stosujemy wówczas wyłącznie do 80% wynagrodzenia pracownika.

Niezbędność wprowadzenia zapisów umownych w tym zakresie, potwierdzona została w szeregu interpretacji Izb Skarbowych, wydanych na podstawie art. 14b §1 i §2 ustawy z dnia 29.08.1997 roku Ordynacja podatkowa oraz na podstawie §7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.06.2007 roku w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego, w tym m.in. ostatnie interpretacje indywidualne: ILPP2/415-644/08-2/AMN z dnia 14.11.2008 r., ILPB1/415-666/08-2/AK z dnia 18.11.2008 r. oraz IPPB2/415-1165/08-2/MG z dnia 04.11.2008 r. (zob.: http://sip.mf.gov.pl/sip/index.php?rodzaj=1).

3) SYSTEM EWIDENCJONOWANIA UTWORÓW:
Dla celów ewentualnej weryfikacji rozliczeń kosztów uzyskania przychodów, pracodawca powinien prowadzić ewidencję utworów (pracy twórczej), pozwalającą na szybki dostęp do wyników pracy twórczej jego pracowników. Może ona przyjąć formę np. komputerowej bazy danych, zawierającej nazwisko autora, krótki opis projektu oraz datę przekazania go firmie.

4) ZMIANY W SYSTEMIE PŁACOWYM:
W celu ostatecznego wdrożenia nowego sposobu rozliczania pracowników musisz wprowadzić odpowiednie zmiany w systemie kadrowo-płacowym, z którego korzystasz. Większość stosowanych powszechnie systemów informatycznych nie stwarza w tym zakresie większych problemów – zawsze jednak uzgodnij z dostawcą systemu możliwość i zakres zmian, zanim wprowadzisz modyfikacje do umów o pracę.


Autor: Marta Olejnicka, redaktor PrawoPracy.org oraz doradca personalny w HR Business Process Consulting